お取引の件数増加と共に売上が多くなると、入金処理も煩雑となります。ネットショップのようなBtoCの形態では入金単位が購入した単位となり、入金日もまちまちとなるため、よりトラブルも増えていきます。入金処理を手作業で行っている場合、入力間違いや未入金確認などがスムーズに行えないことはありませんか?入金消込処理の仕組みについて理解することで、消込業務を効率化しましょう。

入金消込とは?

お客様が注文を完了すれば売上は計上されますが、まだ入金がされていない状況のときに、この注文は「売掛金」として管理されます。そして、入金が行われた際に売掛金としてのデータを消します。この作業が「入金消込」です。

帳簿で入金消込を管理

例えば、お客様が事業主様のショップで1,000円の商品を注文したとします。このときの帳簿を簡単に説明すると

借方            貸方
売掛金 1,000円     売上 1,000円

となります。このときの売掛金は1,000円です。
後日、お客様が入金を完了すると

借方            貸方
当座預金 1,000円   売掛金 1,000円

となり、この時点で売掛金が消し込まれて0円になる代わりに、当座預金が1,000円となります。このように、注文時に発生した売掛金を入金時に取り消す処理が入金消込です。

注文単位の入金消込

帳簿上は売掛金となりますが、その内訳として注文単位の明細を持っておき、入金時に注文番号を指定して消込を行うと、消込が行われていない注文はどれかを管理することができます。また、入金の金額間違いの発見や、未入金確認などがスムーズに行えます。

銀行振込では消込作業が煩雑

注文と入金との突合せは、経理上欠かせない業務です。しかし、注文件数が増えれば増えるほど業務は煩雑になります。決済方法として主に利用される「銀行振込」では特に顕著であり、消込漏れが起こる決済も銀行振込が最も多いのです。一体、なぜでしょうか。

顧客番号の入力忘れ

クレジットカード決済やコンビニ決済では、注文番号や顧客番号と入金データがセットで取得できるためデータ同士の紐づけが簡単です。しかし、銀行振込の場合は顧客番号や注文番号を人の手で入力して管理する必要があります。自動で入力される仕組みがないため、入力忘れが必然的に発生します。

「振込人カナ」が見づらい

商品を購入したお客様と実際に入金を行ったお客様とを紐づけるための判断には、「振込人カナ」が1つの手掛かりとなります。しかし、事業主様の持っている購入者データのカナとは別名で入金されていたり、同姓同名がいたりした場合には、その他の注文状況などで判断することが必要です。

入金額の間違いが発生しやすい

銀行振込の場合は入金時に注文金額と突合せをすることができません。振込時はお客様自身で金額を入力するため、入金額の間違いが頻繁に発生します。そのため、事業主様は注文金額と入金金額に間違い(差額)がないかを確認することが必要です。

売掛金を簡単に消込するには?

売掛金を簡単に消込するには、決済代行会社の銀行振込決済サービスを利用すると便利です。
決済代行会社の銀行振込決済サービスを利用するメリットを簡単にご紹介します。

1.入金状況を確認する手間が省ける

銀行振込の場合、一定の間隔で口座残高・通帳記入をして確認しないと入金状況が分かりません。しかし、決済代行会社に依頼すれば定期的に自動で入金確認してくれるため、ほぼリアルタイムで状況を把握できます。

2.注文単位での入金管理を実現

お客様の注文ごとに振込専用のバーチャル(仮想)口座番号を発行するので、注文と入金の突合せが自動かつ正確に行えるようになります。

3.他の決済方法と一元管理ができる

クレジットカード決済コンビニ決済と合せて入金状況を統合して確認できるため、資金繰りの把握が簡単になります。

POINT

売上(注文)のタイミングと入金のタイミングがずれる場合、事業主様は入金を確認後、売掛金の消込処理をすることになります。この消込処理の確認作業は、注文数が多いほど大変であり、間違いが起こりやすいものです。特に、銀行振込の場合は振込人の特定や金額の照合が困難な場合があるため、注意しましょう。日ごろより未入金の管理をしっかりするとともに、取扱い件数が増えてきたら決済代行サービスを活用して業務の効率化を目指してください。

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