請求書発行システムとは？
請求書発行業務のシステム化が注目されている理由
大きな話題となったインボイス制度の開始や改正電子帳簿保存法の施行も背景にあり、「請求書発行業務」の効率化・システム化が注目されています。
請求書発行業務は「請求書の作成・承認・発行」「入金確認・入金消込」「督促・回収」「仕訳処理」などで構成されますが、
- ①
営業部門・経理部門など複数部署が関わること
- ②
請求日・発行日・入金日など決められた時間内に処理を完了する必要があること
- ③
お取引先様との重要なやりとりなのでミスが許されないこと
- ④
インボイス制度や電帳法など法制度への対応が必要であること
から、事業者様にとって業務負荷や管理負荷が高く、システム導入効果が期待できる領域と考えられます。
請求書発行システムとは？
請求書発行システムとは、請求書の作成・承認・送付などの請求書発行に関する作業を自動化し、業務を効率化するシステムです。クラウド型で提供されているサービスが多く、請求書の作成や送付などすべての作業をWEB上で完結することができます。
請求書発行システムの必要性
エクセルで請求書を発行する場合は、請求情報を手入力して請求書ファイルを作成する必要があります。送付も郵送やメール添付を手作業で行うこととなり、手間がかかるだけでなく、手作業の過程でミスが発生しがちです。
請求書発行業務は、お取引先様との重要なやりとりであるうえに、発行日・支払日が定められているため時間的な制約も大きく、経理部門にとって業務負荷が重いため、システム化ニーズが高い業務領域となります。
請求書発行システムを利用すれば、WEB上で請求書を自動で作成してお取引先様に送付できるため、手間とミスを抑え、業務効率化を図ることができます。
最近の請求書発行システムは安価で使いやすいものが増えています。法制度への対応もシステム側で随時アップデート されるので、業務効率化はもちろん、インボイス制度などの法制度対応の観点からも利用を検討するとよいでしょう。
請求金額の回収まで考えられた「進化型システム」が登場
請求書を発行する目的は請求代金を回収することです。
発行した請求書の入金情報が自動で確認できる機能や、請求書を受け取った取引先がそのままオンラインでクレジットカード決済できる機能を備えた、請求書発行後まで考えた便利な請求書発行システムも登場しています。
このような「進化型請求書発行システム」では、各金融機関のシステムと連携して銀行口座の入金情報を自動で取り込み、発行した請求書の請求情報と自動でマッチングすることができます。経理担当者を悩ませる面倒な入金消込作業を解消する付加価値の高いサービスです。
また、クレジットカード決済システムとの接続により、クレジットカード決済処理から決済代金の回収・入金まで決済代行会社がすべて行ってくれるので、請求処理に関わる経理業務が大幅に軽減されます。
請求書発行システムでできる主な機能
請求書作成・承認・発行の基本機能だけでなく、「入金消込」「クレジットカード決済」「請求書買取」「仕訳連携」機能まで実現している請求書発行システムの事例です。
※SBIビジネス・ソリューションズが提供する「請求QUICK」の搭載機能
請求書発行システムの導入メリットのまとめ
請求書発行システムを導入することで実現できることのまとめです。
- ①
請求書の作成業務が効率化できる
- ②
メールでも郵送でも請求書発送業務が自動化できる
- ③
請求書の承認フローがWEB上で行える
- ④
社内で行われている請求書作業が一元管理でき、進捗状況の見える化ができる
- ⑤
請求間違いや請求漏れが防止できる
- ⑥
入金消込・クレジットカード決済など機能を使うことで、請求書発行後の業務まで効率化できる
まとめ
本記事では、BtoB取引（企業間取引）に欠かせない請求書発行業務を効率化する請求書発行システムについて解説しました。
SBIビジネス・ソリューションズが提供している「請求QUICK」は請求書発行だけでなく、請求書発行後の「入金消込」や「決済」まで考えられた請求書発行システムです。充実した機能が月額０円から使えるシステムで、中小企業から大企業まで5,500社を超える企業に導入されています。
請求書発行システムの導入をご検討の事業者様は、ぜひお気軽にご相談ください。
